Politique de confidentialité

Version 1.0b du 1 mars 2021

 

Dans le cadre de ses activités, MindForest recueille et traite des données personnelles vous concernant. Nous prenons la protection de la vie privée au sérieux et nous nous engageons à être transparent sur la façon dont nous recueillons et utilisons vos données et à respecter nos obligations en matière de protection des données (règlement UE 2016/679 (GDPR)).

1        Qui sommes-nous?

Fondée en 2000 à Luxembourg, MindForest est une société de conseil spécialisée dans la gestion du changement, offrant son expertise à la fois au Luxembourg et à l’international.  MindForest accompagne les entreprises dans leurs besoins de transformation organisationnelle, d’amélioration de la performance et de la compétitivité, ainsi que dans le développement durable de leur activité.
Notre société est domiciliée 34, rue Michel Rodange, L-2430 Luxembourg. Nous éditons les sites internet www.mindforest.com et www.changex.center.

 

Contact : MindForest
34, rue Michel Rodange
L-2430 Luxembourg
tel : +352 43 93 66 67 70
mailto:contact@changex.center

 

Nous ne sommes pas tenus d’avoir un délégué à la protection de données, veuillez adresser toute question quant à l’utilisation de vos données personnelles à l’adresse ci-dessus.

2        Utilisation de vos données

Lors d’une relation commerciale avec nous

Utilisation du site Internet

Utilisation de la plateforme

Utilisation de la forme de contact

Quand vous postulez un poste vacant

Quand vous vous abonnez à notre Newsletter

3        Lors d’une relation commerciale avec nous

S’il existe une relation contractuelle et/ou commerciale avec vous ou nous sommes en discussion pour entrer en relation (clients, prospects, fournisseurs, partenaires), nous vous demandons vos données pour l’exécution correcte de notre contrat : création d’offre, suivi de votre commande, livraison de votre commande, suivi d’un éventuel contrat de maintenance et des visites de maintenance planifiées ou autres interventions, facturation, suivi de paiement, etc.

Dans ce contexte nous allons vous demander :

  • Votre Nom et vos coordonnées : nom et prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse postale, adresse de l’entreprise (le cas échéant)  ;
  • Votre Numéro de compte bancaire (uniquement dans le cadre d’une relation contractuelle).

Tous ces informations seront nécessaires à l’exécution de notre contrat et stockées sur nos serveurs au Luxembourg. Les données seront conservées pendant la durée de notre relation contractuelle et dix ans au-delàs.

Nous n’utilisons pas les informations que vous fournissez en vue de générer des décisions automatisées susceptibles de vous affecter.

4        Utilisation du site Internet

Notre site Web utilise le service d’analyse Google Analytics. Ce service d’analyse Web est exploité par Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (ci-après appelé Google). Cet outil d’analyse fonctionne à partir de cookies. Un cookie est un fichier texte qui est envoyé lorsque vous visitez un site Web et est mis en cache sur le disque dur de l’utilisateur du site afin de permettre une analyse de votre utilisation du site.
Les informations stockées par le cookie sont généralement transmises à un serveur Google aux Etats-Unis, puis stockées là. Afin d’anonymiser votre adresse IP, celle-ci sera tronquée par Google au sein d’un État membre de l’UE ou d’un autre État faisant partie de l’Espace économique européen. En notre nom, Google utilisera les informations transmises pour créer un rapport sur l’utilisation du site. L’adresse IP transmise dans le cadre de Google Analytics ne sera pas fusionnée avec d’autres données de Google. Si vous souhaitez empêcher l’utilisation de cookies, vous pouvez le faire en apportant des modifications locales à vos paramètres dans le navigateur Internet utilisé sur votre ordinateur (par exemple Safari, Internet Explorer, Opera, Firefox, etc.), c’est-à-dire le programme d’ouverture et d’affichage de sites Web. En outre, vous pouvez empêcher la collecte et le traitement de vos données par le cookie Google en téléchargeant et en installant un plug-in de navigateur offert par Google au lien suivant.

5        Utilisation de la plateforme CHANGEx

Afin de créer un compte sur notre plateforme www.changex.center , vous devez fournir une adresse électronique et un mot de passe valides. Nous collectons automatiquement certains types de données lorsque vous utilisez la plateforme, ces données comprennent votre utilisation de la plateforme et du matériel mis à disposition et votre état d’avancement dans les formations en ligne.

Nous pouvons utiliser vos données aux fins suivantes :

  • Identification et authentification : Nous utilisons vos données pour vous identifier lorsque vous accédez à votre compte.
  • Exploitation de nos services : Nous utilisons vos données pour fournir nos services, fournir un support et pour respecter nos obligations contractuelles envers vous.
  • Communication avec vous : Nous utilisons vos données lorsque nous communiquons avec vous (par exemple, lorsque nous répondons à une demande d’assistance client ou à toute autre demande).
  • Améliorer nos services : Nous utilisons vos données pour comprendre comment nos services sont utilisés et comment nous pouvons les améliorer. En général, nous analysons des données agrégées, plutôt que des données d’utilisateurs spécifiques. Il se peut toutefois que nous devions analyser un cas particulier pour résoudre un problème spécifique (par exemple, un bogue qui n’affecte que quelques comptes).
  • Personnalisation de votre expérience : Nous utilisons vos données pour personnaliser le service à votre intention. Cela peut inclure la mémorisation de vos préférences en matière de langue ou de volume ou l’affichage de vidéos que vous pourriez apprécier, en fonction de vos choix de visionnage.
  • Exercice de nos droits : Lorsque cela est raisonnablement nécessaire, nous utilisons vos données pour exercer nos droits légaux et prévenir les abus de notre service. Par exemple, nous pouvons utiliser vos données pour détecter et prévenir les fraudes, les spams ou les contenus qui violent nos conditions d’utilisation.
  • Respect de la loi : Nous utilisons vos données lorsque nous sommes légalement tenus de le faire. Par exemple, nous pouvons avoir besoin de recueillir vos données pour répondre à une citation à comparaître ou à une ordonnance du tribunal.

Lorsque nous traitons vos données à une de ces fins, nous avons déterminé qu’une ou plusieurs des bases légales suivantes s’appliquent :

  • Exécution d’un contrat.
  • Intérêt commercial légitime.

Toutes vos informations sont sauvegardées sur nos serveurs au Luxembourg. Nous conservons vos données pendant toute la durée de votre inscription. Après cette période, vos données seront effacées ou anonymisées.

Nous n’utilisons pas les informations que vous fournissez en vue de générer des décisions automatisées susceptibles de vous affecter.

6        Utilisation de la forme de contact

Lorsque vous soumettez une requête à partir de notre site, il vous est demandé de fournir votre nom, courriel, votre requête et accessoirement votre numéro de téléphone et votre adresse.

Ces informations sont utilisées afin de répondre à votre requête. Nous pouvons vous contacter par courriel à la suite de votre requête afin de faire un suivi et de nous assurer que vous avez obtenu une réponse satisfaisante, ceci dans notre intérêt légitime de fournir des informations exactes.

Votre requête est conservée et traitée en tant que courriel hébergé sur nos serveurs au Luxembourg. Nous n’utilisons pas les informations que vous fournissez en vue de générer des décisions automatisées susceptibles de vous affecter.

Nous conservons les requêtes sous forme de courriels pendant un an, ensuite elles sont supprimées.

7        Quand vous postulez un poste vacant

Si vous postulez un poste vacant chez nous, nous collectons une série d’informations vous concernant. Cela comprend :

  • votre prénom, nom de famille, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique ;
  • des caractéristiques personnelles ; sexe, date de naissance, lieu de naissance, état matrimonial, nationalité ;
  • votre éducation et vos qualifications ;
  • votre expérience professionnelle; employeur, titre et description de poste, date de recrutement, lieu de travail, spécialisation ;

Toutes ces données seront stockées sur nos serveurs au Luxembourg.

Nous n’utilisons pas les renseignements que vous fournissez pour prendre des décisions automatisées qui pourraient vous affecter.

Nous avons un intérêt légitime dans le traitement de vos données personnelles durant le processus de recrutement. Ce traitement nous permet de gérer le processus de recrutement, d’évaluer et de confirmer l’aptitude d’un candidat à l’emploi et de décider à qui offrir un emploi. Nous devrons peut-être également traiter les données des candidats pour répondre et nous défendre contre les revendications légales.

Nous n’utiliserons pas vos données à d’autres fins que le processus de recrutement dont vous faites partie.

Vos informations peuvent être partagées en interne dans nos services aux fins du processus de recrutement. Cela comprend les membres de l’équipe des RH, les intervieweurs impliqués dans le processus de recrutement, et les gestionnaires dans le secteur d’activité avec un poste vacant.

Nous ne partagerons pas vos données avec des tierces parties.

Si votre demande d’emploi n’est pas retenue, nous garderons vos données pour une période maximale de 3 mois. Après cette période, nous allons supprimer ou détruire votre dossier de candidature. (à moins que nous ayons besoin de le conserver plus longtemps pour exercer ou défendre toute revendication légale).

8        Quand vous vous abonnez à notre Newsletter

Vous avez la possibilité de souscrire à notre newsletter via notre site web.

La Newsletter est envoyée à partir de la plateforme de la société Mailchimp localisé à : The Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308 US.

Votre adresse e-mail, ainsi les autres données décrites dans ce paragraphe, sont stockées sur les serveurs de Mailchimp aux Etats Unis. Mailchimp utilise ces informations pour l’envoi et l’évaluation des bulletins en notre nom. En outre, selon Mailchimp, ces données peuvent être utilisées pour optimiser ou améliorer ses propres services, par exemple pour l’optimisation technique de l’envoi et de la présentation des bulletins ou à des fins économiques, afin de déterminer les pays ressortissants des destinataires des envois. Toutefois, Mailchimp n’utilise pas vos données afin de vous contacter directement ou de les transmettre à des tiers. Vous pouvez consulter la Politique de confidentialité de Mailchimp ici.

Enquête et analyse statistiques

Les newsletters contiennent une soi-disant «balise web », c’est-à-dire un fichier de la taille d’un pixel, qui est récupéré par les serveurs Mailchimp lorsque le bulletin est ouvert. A ce moment des informations techniques, telles que des informations sur le navigateur et votre système, ainsi que votre adresse IP et l’heure de récupération sont collectées. Ces informations sont utilisées pour améliorer la qualité technique des services en fonction des données techniques ou des groupes cibles et de leur comportement de lecture en fonction des emplacements (qui peuvent être déterminés au moyen de l’adresse IP) ou des temps d’accès.

Les enquêtes statistiques comprennent également la détermination si les Newsletters sont ouvertes, quand elles sont ouvertes et quels liens sont cliqués. Techniquement, ces informations peuvent être attribuées aux destinataires individuels de la Newsletter. Cependant, ni nous ni Mailchimp avons l’intention d’observer les utilisateurs individuels. Les évaluations nous servent plutôt à évaluer les habitudes de lecture de nos utilisateurs et à y adapter notre contenu ou à envoyer des contenus différents en fonction des intérêts de nos utilisateurs.

Accès en ligne et gestion des données

Il y a des cas où nous orientons les destinataires de la Newsletter vers les sites Web de Mailchimp. Par exemple, nos Newsletters contiennent un lien avec lequel les destinataires peuvent accéder aux Newsletter en ligne (p. ex. en cas de problèmes de présentation dans le programme de courriel). Dans ce contexte, nous avons souligné que les cookies sont utilisés sur les sites Web Mailchimp et que les données personnelles sont donc traitées par Mailchimp, ses partenaires et fournisseurs de services (par exemple Google Analytics). Nous n’avons aucune influence sur cette collecte de données. Pour plus d’informations, consultez la politique de confidentialité de Mailchimp. Nous tenons également à attirer votre attention sur les possibilités de s’opposer à la collecte de données à des fins publicitaires sur les sites http://www.aboutads.info/choices/ et http://www.youronlinechoices.com/ (pour l’espace européen).

9        Comment protégeons-nous vos données?

Nous prenons la sécurité de vos données au sérieux. Nous avons des politiques internes et des contrôles en place pour nous assurer que vos données ne sont pas perdues, accidentellement détruites, mal utilisées ou divulguées. Vos données seront seulement accessibles par notre personnel dans le bon fonctionnement de leurs fonctions.

10      Vos droits en tant que personne concernée

Sans préjudice des limites prévues par le RGPD, vous avez le droit de consulter les renseignements que nous détenons à votre sujet, et de nous demander de les corriger s’ils sont inexacts. Si votre consentement vous a été demandé afin de traiter vos données personnelles, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps.

Si vos données personnelles sont traitées pour des raisons de consentement ou pour honorer un contrat, vous pouvez demander que vous soit envoyée une copie des informations sous un format lisible par une machine afin qu’elles puissent être transférées à un autre prestataire.

Sans préjudice des limites prévues par le GDPR, si vos données personnelles sont utilisées pour des raisons de consentement, vous pouvez en demander la suppression.

Vous avez le droit de nous demander de cesser d’utiliser vos informations pendant une certaine période, si vous pensez que nous n’agissons pas en toute légalité.

Pour soumettre une demande concernant vos données personnelles par courriel, par voie postale ou par téléphone, veuillez utiliser les coordonnées figurant dans la section « qui sommes nous ?» de la présente politique.

11      Votre droit à la réclamation

Si vous avez une réclamation à faire concernant l‘utilisation de vos informations, veuillez nous contacter directement en premier lieu afin que nous puissions traiter votre réclamation. Cependant, vous pouvez également contacter la CNPD à partir de leur site Internet www.cnpd.lu ou leur écrire à l’adresse suivante :

Commission nationale pour la protection des données
Service des plaintes
1, avenue du Rock’n’Roll
L-4361 Esch-sur-Alzette

12      Si vous ne fournissez pas vos données personnelles ?

Vous n’avez aucune obligation statutaire ou contractuelle de nous fournir des données personnelles. Cependant, si vous ne fournissez pas les informations, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre demande ou de vous fournir le service demandé.

13      Mises à jour de cette politique de confidentialité

Nous examinerons régulièrement et, le cas échéant, actualiserons cette politique de confidentialité, au fur et à mesure que nos services et l’utilisation des données personnelles évoluent. Si nous voulons faire usage de vos données personnelles d’une manière que nous n’avons pas précédemment identifiés, nous vous contacterons pour fournir des informations à ce sujet et, si nécessaire, pour demander votre consentement.